Přechod z daňové evidence na účetnictví: Kdy musíte a jak na to

Daňová evidence vs. účetnictví — připomenutí

Daňová evidence (DE) je jednodušší způsob sledování příjmů a výdajů, určený primárně pro fyzické osoby — OSVČ. Zachycuje skutečné peněžní toky a slouží jako základ pro daňové přiznání. Podvojné účetnictví je komplexnější systém, který zachycuje všechny hospodářské operace bez ohledu na pohyb peněz (akruální princip). Pochopení tohoto rozdílu je klíčové pro správný přechod.

Hlavní rozdíly v praxi

• Daňová evidence: příjem se eviduje při přijetí platby, výdaj při zaplacení. Faktura vystavená v prosinci, ale zaplacená v lednu, je příjmem následujícího roku.
• Účetnictví: příjem se eviduje v okamžiku uskutečnění plnění (vystavení faktury), nikoliv při přijetí platby. Nezaplacená faktura z prosince je výnosem daného roku.

Tento rozdíl má zásadní dopad na základ daně — přechod na účetnictví zpravidla znamená jednorázové navýšení základu daně o nezaplacené pohledávky.

Kdo musí vést účetnictví?

Povinnost vést podvojné účetnictví stanoví zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Pro fyzické osoby (OSVČ) povinnost vzniká, pokud:

• Jejich obrat za bezprostředně předcházející kalendářní rok překročil 25 000 000 Kč
• Jsou společníkem ve veřejné obchodní společnosti nebo komplementářem komanditní společnosti
• Jim tuto povinnost ukládá zvláštní zákon
• Dobrovolně se rozhodly vést účetnictví a toto rozhodnutí oznámily správci daně

Právnické osoby (s.r.o., a.s.) jsou povinny vést účetnictví vždy, bez výjimky.

Kdy přechod nastane?

Pokud OSVČ přesáhne obrat 25 mil. Kč, stává se účetní jednotkou od 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém obrat překročila. Příklad: obrat za rok 2025 překročí 25 mil. Kč → povinné účetnictví od 1. 1. 2026.

Důležité: jednou zahájené účetnictví nelze opustit minimálně po dobu 5 po sobě jdoucích účetních období (§ 1 odst. 2 zákona o účetnictví). I pokud váš obrat v dalších letech klesne pod 25 mil. Kč, musíte vést účetnictví ještě minimálně 5 let.

Přechodový rok — úprava základu daně

Přechod z DE na účetnictví vyžaduje jednorázovou úpravu základu daně v roce přechodu. Tato úprava je upravena v příloze č. 3 ZDP a zpravidla zahrnuje:

Zvýšení základu daně o: hodnotu pohledávek (nezaplacené faktury vydané), hodnotu zásob, hodnotu poskytnutých záloh.

Snížení základu daně o: hodnotu závazků (nezaplacené faktury přijaté), hodnotu přijatých záloh.

Výsledná úprava se přičítá nebo odečítá od základu daně v roce zahájení vedení účetnictví. Pokud úprava zvyšuje základ daně o více než 1 milion Kč, lze ji rozložit rovnoměrně do 9 let.

Praktický příklad úpravy

OSVČ přechází na účetnictví k 1. 1. 2026. K 31. 12. 2025 má: pohledávky (nezaplacené faktury) ve výši 450 000 Kč, zásoby za 120 000 Kč, nezaplacené závazky (přijaté faktury) ve výši 280 000 Kč. Úprava základu daně: +450 000 + 120 000 − 280 000 = +290 000 Kč. O tuto částku se zvýší základ daně za rok 2026. Při 15% sazbě to znamená dodatečnou daň 43 500 Kč.

Inventarizace při přechodu

Před zahájením účetnictví je nutné provést inventarizaci — sepsat veškerý majetek a závazky k datu přechodu. To zahrnuje:

• Skladové zásoby (fyzická inventura — spočítat každou položku)
• Pohledávky a závazky (seznam nezaplacených faktur s datem splatnosti)
• Hmotný majetek a jeho zůstatkové ceny (auta, stroje, vybavení)
• Stav bankovních účtů a pokladny (výpis k 31. 12.)
• Přijaté a poskytnuté zálohy
• Ceniny, zálohy na energie a další aktiva

Tento seznam se stává otevírací rozvahou pro první rok účetnictví. Přesnost inventarizace je zásadní — chyby se promítnou do celého následujícího účetního období.

Praktické kroky přechodu

1. Nejpozději v říjnu roku, kdy překročíte obrat, kontaktujte účetního nebo daňového poradce — ideálně odborníka, který má zkušenosti s přechodem z DE na účetnictví
2. Proveďte inventarizaci k 31. 12. — buďte maximálně pečliví, na opravy poté nebude čas
3. Nechte zpracovat otevírací rozvahu
4. Zaveďte účetní software nebo přejděte na účetní modul vašeho stávajícího softwaru
5. V daňovém přiznání za přechodový rok vyčíslete a uveďte úpravu základu daně dle přílohy č. 3 ZDP
6. Nastavte nové procesy — účetnictví vyžaduje evidenci i neuhrazených faktur a časového rozlišení nákladů

Náklady na přechod

Přechod z daňové evidence na účetnictví představuje jednorázový náklad. Zpracování otevírací rozvahy a nastavení účetnictví účetní firmou stojí typicky 5 000–15 000 Kč v závislosti na složitosti. K tomu připočítejte vyšší měsíční náklady na vedení účetnictví — podvojné účetnictví je dražší než daňová evidence přibližně o 1 000–3 000 Kč měsíčně.

Dobrovolný přechod — proč ho zvažovat?

Někteří OSVČ přecházejí na účetnictví dobrovolně ještě před dosažením povinného obratu. Důvody bývají: lepší přehled o finanční situaci firmy (účetnictví ukazuje skutečný stav aktiv a pasiv, ne jen peněžní toky), snazší příprava na přijetí investora nebo bankovního financování, nebo plánované přeměny na s.r.o. Podvojné účetnictví také umožňuje lépe řídit cashflow a plánovat investice.

Nejčastější chyby při přechodu

Mezi nejčastější chyby při přechodu z daňové evidence na účetnictví patří: nepřesná inventarizace pohledávek a závazků, opomenutí časového rozlišení nákladů a výnosů v prvním roce účetnictví, a nesprávný výpočet úpravy základu daně dle přílohy č. 3 ZDP. Spolupráce se zkušeným účetním od začátku přechodového procesu je investicí, která se mnohonásobně vrátí.

Evidence před přechodem s Fakturuj.si

Než dosáhnete hranice pro povinné účetnictví, mějte přehlednou daňovou evidenci. Fakturuj.si za 50 Kč měsíčně vám pomůže evidovat příjmy a výdaje tak, aby byl přechod co nejplynulejší a účetní nemusel luštit nesrovnalosti z minulých let. Přehledné exporty dat usnadní zpracování otevírací rozvahy a minimalizují riziko chyb.

Začněte s přehlednou evidencí na Fakturuj.si