Jak správně vystavit fakturu: Kompletní průvodce pro OSVČ a firmy

Povinné náležitosti faktury dle zákona o DPH

Správně vystavená faktura je základem každého podnikání. Ať už jste OSVČ nebo provozujete s.r.o., vaše faktury musí splňovat požadavky zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. V tomto průvodci vám ukážeme vše, co potřebujete vědět.

Co musí faktura obsahovat?

Podle § 29 zákona o DPH musí každá faktura (daňový doklad) obsahovat tyto povinné náležitosti:

• Obchodní firmu nebo jméno dodavatele i odběratele
• DIČ dodavatele (a odběratele, je-li plátcem DPH)
• IČO obou stran
• Evidenční číslo daňového dokladu — musí být jedinečné a sekvenční
• Datum vystavení a datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP)
• Rozsah a předmět plnění — popis dodávaného zboží nebo služby
• Základ daně, sazbu DPH a výši DPH (u plátců)
• Celkovou částku k úhradě
• Bankovní spojení — číslo účtu ve formátu IBAN

DUZP vs datum vystavení — v čem je rozdíl?

Mnoho podnikatelů si plete datum vystavení faktury s datem uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). Přitom jde o dva zcela odlišné údaje:

• Datum vystavení — den, kdy fakturu fyzicky vytvoříte
• DUZP — den, kdy došlo k dodání zboží nebo poskytnutí služby

DUZP je rozhodující pro zařazení do správného zdaňovacího období DPH. Pokud dodáte službu 28. března, ale fakturu vystavíte až 5. dubna, DUZP je 28. března a DPH patří do březnového přiznání.

V praxi to znamená, že pokud fakturujete pravidelné měsíční služby (např. IT podporu nebo úklid), DUZP je zpravidla poslední den měsíce, ve kterém byly služby poskytnuty, nikoliv den vystavení faktury. Zákon přitom stanoví, že plátce DPH musí vystavit daňový doklad do 15 dnů od data uskutečnění zdanitelného plnění — na tuto lhůtu nezapomínejte.

Faktura plátce vs neplátce DPH

Pokud nejste plátcem DPH, vaše faktura nemusí obsahovat sazbu a výši DPH. Naopak nesmíte DPH na faktuře uvádět — jinak byste ji museli odvést. Faktura neplátce obsahuje pouze částku bez DPH. Na dokladu doporučujeme uvést poznámku „Nejsem plátce DPH" — není to zákonná povinnost, ale zvyšuje to přehlednost a zamezuje nedorozuměním ze strany odběratele.

Pokud jste plátcem DPH, musíte na faktuře uvést základ daně, příslušnou sazbu (21 % nebo 12 %) a vypočtenou DPH. Celková částka je pak součtem základu a DPH. Pozor na správnou sazbu — základní sazba 21 % se vztahuje na většinu služeb a zboží, snížená sazba 12 % se týká potravin, knih, ubytovacích služeb a dalších vybraných položek.

Číslování faktur

Čísla faktur musí tvořit souvislou číselnou řadu. Nejčastější formáty:

• 2026001, 2026002, 2026003... — rok + pořadové číslo
• FV-2026-0001 — prefix + rok + číslo

Můžete mít více číselných řad (např. pro vydané a přijaté faktury), ale v rámci jedné řady nesmí být mezery. Finanční úřad při kontrole věnuje pozornost právě mezerám v číslování — chybějící číslo faktury může vyvolat podezření na nepřiznaný příjem.

Praktický příklad číslování

Představte si, že jako grafický designér vystavíte v lednu faktury 2026001, 2026002 a 2026003. V únoru pak pokračujete číslem 2026004. Pokud omylem přeskočíte na 2026006, je vhodné vystavit storno doklad na číslo 2026005 nebo evidovat přeskočení ve vnitřní dokumentaci. Prevencí je fakturační software, který číslování řeší automaticky.

Splatnost faktury

Zákon nestanoví povinnou splatnost — je to smluvní záležitost. Obvyklé jsou:

• 14 dní — nejběžnější pro malé firmy a OSVČ
• 30 dní — standard ve firemním prostředí a při spolupráci s většími firmami
• 60 dní — maximum doporučené pro B2B, časté u korporátních klientů

U B2G (dodávky státu) je zákonná splatnost maximálně 30 dní dle zákona č. 340/2011 Sb. Při nastavování splatnosti dbejte na svůj cashflow — příliš dlouhá splatnost může způsobit problémy s likviditou, zejména u OSVČ, které nemají finanční rezervy. Podle průzkumů české podnikatelské komory je průměrná reálná doba zaplacení faktury v ČR přibližně 45 dní.

Nejčastější chyby při vystavování faktur

1. Chybějící DUZP — bez něj nelze správně přiznat DPH
2. Nesprávná sazba DPH — pozor na 12 % vs 21 %, zejména u služeb v přenesené daňové povinnosti
3. Chybné DIČ odběratele — ověřujte v registru plátců DPH na adise.mfcr.cz
4. Mezery v číslování — finanční úřad to kontroluje a může vyžadovat vysvětlení
5. Chybějící bankovní údaje — IBAN je povinný, nezapomínejte ani na SWIFT/BIC u zahraničních plateb
6. Nesprávné zaokrouhlení DPH — DPH se zaokrouhluje matematicky na celé koruny

Kdy můžete vystavit zjednodušený daňový doklad?

Podle § 30 zákona o DPH lze při celkové částce do 10 000 Kč včetně DPH vystavit zjednodušený daňový doklad. Ten nemusí obsahovat identifikaci příjemce plnění, což je praktické například u maloobchodního prodeje. I zjednodušený doklad však musí obsahovat DIČ dodavatele, DUZP, sazbu a výši DPH.

Jak dlouho uchovávat faktury?

Všechny daňové doklady — tedy i faktury — je nutné archivovat minimálně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. To znamená, že fakturu vystavenou v roce 2026 musíte uchovávat do konce roku 2036. Elektronická archivace v PDF formátu je plně akceptována, pokud je zajištěna věrohodnost původu a neporušenost obsahu dokladu. Moderní fakturační software jako Fakturuj.si archivaci řeší automaticky v cloudu.

Jak vystavit fakturu jednoduše

Ruční tvorba faktur v Excelu nebo Wordu je náchylná na chyby a zabírá zbytečně čas. S fakturačním systémem Fakturuj.si vytvoříte profesionální fakturu za méně než minutu — automatické číslování, výpočet DPH, QR kódy pro platby a PDF export. To vše za pouhých 50 Kč měsíčně.

Vyzkoušejte Fakturuj.si zdarma a začněte fakturovat profesionálně ještě dnes.