Zálohové faktury: Kdy vystavit, jak vyúčtovat a na co si dát pozor

Co je zálohová faktura a kdy ji použít

Zálohová faktura (proforma faktura) je doklad, kterým žádáte klienta o úhradu zálohy před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Na rozdíl od běžné faktury není daňovým dokladem — nevzniká z ní povinnost odvést DPH. DPH se přiznává až po přijetí platby u plátců DPH. Zálohové faktury se typicky používají u větších zakázek, dlouhodobých projektů, zakázkové výroby nebo při spolupráci s novým klientem pro zajištění platební morálky. Jsou běžné ve stavebnictví, IT vývoji, grafickém designu i poradenství. Použití je dobrovolné — zákon je nevyžaduje, ale v obchodní praxi jsou velmi rozšířené pro obě strany.

Jak správně vystavit zálohovou fakturu

Zálohová faktura by měla nést jasné označení — text Zálohová faktura nebo Proforma faktura v záhlaví. Uveďte požadovanou částku, popis budoucího plnění, splatnost a platební údaje. Protože nejde o daňový doklad, neuvádíte DUZP ani DPH ani jako plátce. Doporučujeme uvést procento zálohy z celkové ceny, odkaz na smlouvu nebo objednávku a informaci o vystavení řádného daňového dokladu po úhradě. Vlastní číselná řada (např. ZF-2026-001) odliší zálohy od běžných faktur v evidenci.

Po přijetí zálohy — povinnosti plátce DPH

Pokud jste plátcem DPH, po přijetí platby vám vzniká povinnost přiznat DPH. Musíte vystavit daňový doklad k přijaté záloze se všemi náležitostmi běžného dokladu včetně DUZP (den přijetí platby), sazby a výše DPH. Tento doklad vstupuje do přiznání k DPH a kontrolního hlášení za příslušné období. Neplátci DPH pouze zaevidují příjem do daňové evidence bez dalších povinností.

Vyúčtovací faktura

Po dokončení zakázky vystavíte vyúčtovací fakturu, kde od celkové ceny odečtete zálohu. Je to řádný daňový doklad s odkazem na zálohovou fakturu i daňový doklad k záloze. DPH se počítá pouze z doplatku. Příklad: celková cena 121 000 Kč (základ 100 000 + DPH 21 000). Záloha 60 500 Kč (základ 50 000 + DPH 10 500). Doplatek 60 500 Kč s DPH 10 500 Kč. Tento postup zajistí, že DPH je odvedena správně a pouze jednou.

Více záloh na jednu zakázku

U rozsáhlých projektů je běžné vystavit několik záloh — 30 % na začátku, 30 % v polovině, 40 % na konci. Ke každé přijaté záloze vystavujete samostatný daňový doklad jako plátce DPH. Na vyúčtovací faktuře odečtete všechny zálohy. Tento postup je standard u stavebních zakázek trvajících měsíce, kde průběžné zálohy zajišťují cash flow.

Nejčastější chyby u záloh

• Nevystavení daňového dokladu k záloze — plátce DPH musí doklad vystavit, jinak riskuje doměrek
• Dvojí zdanění — zapomenutí odečíst zálohu na vyúčtovací faktuře
• Záměna zálohové faktury za daňový doklad — proforma není podkladem pro odpočet DPH odběratele
• Chybějící reference — vyúčtovací faktura musí odkazovat na předchozí doklady

Automatizace s Fakturuj.si

Ruční správa záloh je náchylná k chybám. Fakturuj.si celý proces automatizuje — zálohová faktura, daňový doklad po platbě, automatický odpočet při vyúčtování. Přehled o stavu záloh na jednom místě. Za 50 Kč měsíčně.

Upozornění: Tento článek má informativní charakter a nenahrazuje odborné daňové či právní poradenství. Doporučujeme konzultaci s daňovým poradcem nebo účetním. Informace odpovídají stavu k roku 2026.

Proč je správná fakturace základem podnikání

Fakturace není jen administrativní povinnost — je to vizitka vašeho podnikání. Profesionální faktura s kompletními údaji, správným výpočtem DPH a přehledným designem buduje důvěru u klientů a usnadňuje platební styk. Naopak chaotická fakturace vede k opožděným platbám, sporům s odběrateli a problémům s finančním úřadem. Investice do kvalitního fakturačního systému se vrátí v prvním měsíci používání — v ušetřeném čase, vyšší profesionalitě a rychlejším inkasu pohledávek. V České republice musí každá faktura splňovat zákonné náležitosti — ať už jde o fakturu plátce nebo neplátce DPH. Základní požadavky zahrnují identifikaci obou stran obchodního vztahu, jednoznačný popis poskytnutého plnění, datum vystavení a u plátců DPH také datum uskutečnění zdanitelného plnění, sazbu a výši daně. Správná fakturace je také předpokladem pro bezproblémové podání daňového přiznání a kontrolního hlášení.

Automatizace fakturace šetří čas i peníze

Moderní fakturační software nabízí řadu funkcí, které dramaticky zefektivňují fakturační proces. Opakující se faktury automaticky generují měsíční doklady pro stálé klienty — žádné ruční vystavování. Napojení na systém ARES automaticky doplní údaje odběratele po zadání IČO — žádné přepisování z obchodního rejstříku. QR kódy na fakturách podle standardu České bankovní asociace umožňují klientovi zaplatit naskenováním mobilním telefonem — eliminují chyby při ručním zadávání platebních údajů a prokazatelně urychlují inkaso. Automatické upomínky systém odešle, pokud faktura není uhrazena ve splatnosti — bez vašeho zásahu. Dashboard s přehledem pohledávek ukazuje celkový stav — kolik vám kdo dluží, jak dlouho a jaký je trend. Tato automatizace ušetří desítky hodin měsíčně a snižuje podíl nezaplacených faktur o desítky procent.

Vyzkoušejte Fakturuj.si — profesionální fakturace za 50 Kč měsíčně.