Proforma faktura 2026: vzor, návod a zálohová faktura

Proforma faktura — v Česku často nazývaná i zálohová faktura — patří mezi nejpoužívanější doklady v podnikání. Zároveň je ale jedním z nejčastěji nesprávně chápaných. Mnoho OSVČ i majitelů s.r.o. ji zaměňuje s běžnou fakturou nebo se domnívá, že hned po jejím vystavení musí odvést DPH. V tomto článku si vysvětlíme, co proforma (zálohová) faktura skutečně je, kdy ji vystavit, co má obsahovat, ukážeme konkrétní vzor a upozorníme na nejčastější chyby.

Co je proforma (zálohová) faktura?

Proforma faktura je výzva k úhradě, kterou dodavatel posílá odběrateli ještě před dodáním zboží nebo služby. Slouží k tomu, aby zákazník věděl, kolik a na jaký účet má zaplatit. Nejčastěji jde o žádost o zálohovou platbu, proto se v praxi často mluví o zálohové faktuře.

Latinské „pro forma“ znamená „pro formu“ — tedy doklad, který vypadá jako faktura, ale právně jí není. Nemá proto stejné účinky jako daňový doklad a sám o sobě nemá účetní dopady.

Proforma faktura NENÍ daňový doklad

To je nejdůležitější věc, kterou je třeba si zapamatovat. Proforma (zálohová) faktura není účetní ani daňový doklad. To má několik praktických důsledků:

• Nevstupuje do účetnictví — neúčtuje se o ní jako o pohledávce ani výnosu.
• Nevstupuje do evidence DPH — ze samotné proformy nevzniká daňová povinnost ani nárok na odpočet DPH.
• Neuvádí se v přiznání k DPH ani v kontrolním hlášení.
• Nemá vliv na DPH do té doby, než zákazník zaplatí a než vystavíte řádný daňový doklad.

U plátce DPH vzniká daňová povinnost až přijetím úplaty (zálohy) nebo dodáním plnění — podle toho, co nastane dříve. Teprve poté je nutné vystavit daňový doklad. Samotné odeslání proformy tedy ještě neznamená, že máte odvést DPH.

Kdy vystavit proforma fakturu?

Proforma faktura se hodí zejména v těchto situacích:

• Požadujete zálohu před zahájením práce (například 50 % předem).
• Dodáváte zboží či službu novému, neověřenému zákazníkovi a chcete platbu předem.
• Zákazník potřebuje doklad pro schválení platby ve svém účetním oddělení.
• Při prodeji do zahraničí, kde je platba předem běžná.

Naopak pokud jste zboží nebo službu už dodali, proforma nemá smysl — v takovém případě rovnou vystavte řádnou fakturu (daňový doklad).

Co má proforma faktura obsahovat?

Protože proforma není daňový doklad, zákon její obsah přímo neupravuje. V praxi by však měla obsahovat podobné údaje jako běžná faktura, aby ji zákazník dokázal správně zaplatit:

• Označení „Proforma faktura“ nebo „Zálohová faktura“
• Identifikaci dodavatele a odběratele (název, adresa, IČO, případně DIČ)
• Číslo proformy (samostatná číselná řada oddělená od běžných faktur)
• Datum vystavení a datum splatnosti
• Popis zboží nebo služby a požadovanou částku
• Informativně rozepsané DPH (jste-li plátce) — pouze pro informaci, nikoli jako daňový doklad
• Platební údaje — IBAN / číslo účtu a variabilní symbol

Vzor proforma faktury

Takto může vypadat jednoduchá proforma faktura pro OSVČ nebo s.r.o.:

Více hotových šablon najdete v sekci vzory faktur.

Proforma vs. běžná faktura

Abyste měli rozdíly přehledně na jednom místě:

Co se děje po zaplacení proformy?

Po přijetí platby jste jako plátce DPH povinni vystavit daňový doklad k přijaté platbě, a to do 15 dnů ode dne přijetí úplaty. Tento doklad už vstupuje do účetnictví i do evidence DPH. Po dodání celého plnění následuje konečný (vyúčtovací) daňový doklad, který zúčtuje již zaplacenou zálohu. Pokud nejste plátce DPH, vystavíte běžnou fakturu bez DPH. Proforma se s daňovým dokladem spáruje a slouží i nadále jen jako podklad k platbě.

Číslování a evidence proforma faktur

Pro proforma faktury používejte samostatnou číselnou řadu oddělenou od běžných faktur. Předejdete tak mezerám v číslování daňových dokladů a usnadníte si párování plateb. Proformy si sice můžete vést v interní evidenci (například kvůli přehledu o nevyfakturovaných objednávkách), do účetnictví ani do přiznání k DPH však nepatří. Účetně vždy pracujete až s řádnou fakturou, která na proformu navazuje.

Nejčastější chyby

• Účtování proformy jako daňového dokladu — proforma do přiznání k DPH ani do kontrolního hlášení nepatří.
• Nevystavení daňového dokladu po platbě — jako plátce ho vystavit musíte.
• Stejná číselná řada jako u běžných faktur — používejte oddělené číslování.
• Chybějící označení „Proforma“ — vede k záměně a chybám v účetnictví odběratele.

Často kladené otázky

Musím z proforma faktury odvést DPH?

Ne. Ze samotné proformy daňová povinnost nevzniká. DPH řešíte teprve tehdy, když přijmete platbu nebo dodáte plnění a vystavíte řádný daňový doklad.

Je proforma faktura závazná?

Proforma není daňový doklad, ale funguje jako jasná výzva k úhradě s konkrétní částkou a splatností. Po jejím zaplacení vzniká povinnost dodat plnění a vystavit daňový doklad.

Jaký je rozdíl mezi proformou a zálohovou fakturou?

V praxi jde o tentýž typ dokladu — výzvu k úhradě před dodáním. Pojem „zálohová faktura“ jen zdůrazňuje, že požadujete zálohu.

Jak vám pomůže Fakturuj.si

Ve Fakturuj.si vystavíte proforma fakturu na pár kliknutí a po zaplacení ji jedním tlačítkem převedete na řádný daňový doklad — bez přepisování údajů a se správným číslováním. Systém hlídá, aby vám proforma nezasahovala do evidence DPH. Prohlédněte si všechny funkce nebo zjistěte, jak fungují e-faktury a elektronická fakturace.

Přestaňte řešit proformy ručně. Ve Fakturuj.si je vystavíte během pár vteřin a po zaplacení převedete na daňový doklad jediným kliknutím. Vyzkoušejte Fakturuj.si zdarma a vystavte svou první proforma fakturu ještě dnes.