Fakturační systém pro marketingové agentury

Retainer je v podstatě pravidelná paušální platba za dohodnutý rozsah služeb, takže nejčistší je vystavovat každý měsíc fakturu se stejnou položkou (např. "Marketingový retainer – správa kampaní, květen 2026") a fixní částkou. Doporučujeme mít ve smlouvě přesně vymezený rozsah hodin či výstupů, abyste mohli zdůvodnit doúčtování nadrámcových prací samostatnou položkou. Ve Fakturuj.si si retainer uložíte jako šablonu a každý měsíc z ní vytvoříte novou fakturu během pár vteřin, včetně automatického data a pořadového čísla.

Pokud poskytujete reklamní a marketingové služby firmě s platným DIČ v jiném členském státě, je místo plnění zpravidla ve státě odběratele a uplatní se přenesení daňové povinnosti – fakturujete bez české DPH s poznámkou "přenesení daňové povinnosti" / "reverse charge". Před fakturací si vždy ověřte DIČ klienta ve VIES a takové plnění nezapomeňte uvést v souhrnném hlášení. Ve Fakturuj.si přidáte DIČ zahraničního odběratele a vystavíte fakturu v cizím jazyce i měně se správnou poznámkou o přenesení daňové povinnosti.

U větších kampaní či produkcí je běžné fakturovat předem zálohu (např. 30–50 %) a po dokončení doúčtovat zbytek konečnou fakturou, ve které už uhrazenou zálohu odečtete. Na zálohové faktuře by mělo být jasné, že jde o zálohu, a ve finální faktuře uvedete celkovou cenu minus uhrazená záloha. Ve Fakturuj.si vytvoříte zálohovou fakturu i navazující vyúčtovací fakturu a díky přehledu klientů máte stále jasno, které zálohy už byly uhrazeny.

Externí práce (grafik, copywriter, mediální nákup) můžete klientovi přeúčtovat jako samostatné položky na faktuře – u přeúčtování mediálního prostoru či licencí dejte pozor, zda jde o vaši službu, nebo jen přeúčtovaný náklad, protože to ovlivňuje základ i sazbu DPH. Doporučujeme si od subdodavatelů vyžádat faktury s přesným popisem, abyste mohli položky korektně přefakturovat a doložit. V systému jednoduše přidáte více řádků s různými popisy a sazbami DPH do jedné přehledné faktury pro klienta.

Korporátní klienti často trvají na splatnosti 30–60 dní, což agentuře váže hotovost – pomáhá si ve smlouvě sjednat kratší splatnost, zálohy u větších projektů a nárok na úrok z prodlení. Na faktuře vždy jasně uvádějte datum splatnosti a variabilní symbol, aby platba dorazila bez zbytečných nedorozumění. Fakturuj.si vám dává přehled o neuhrazených fakturách po splatnosti, takže víte, komu poslat zdvořilou upomínku dříve, než vám začne chybět cashflow.