Fakturačný systém pre eventové agentúry

Pri eventoch s rozpočtom v desiatkach tisíc eur sa bežne fakturuje v splátkach naviazaných na míľniky: zálohová faktúra pri podpise zmluvy (často 30-50 % na rezerváciu priestoru a kapely), prípadná druhá záloha pred akciou a vyúčtovacia faktúra po jej skončení. Vyúčtovacia faktúra musí prijaté zálohy odpočítať, aby ste DPH a celkovú sumu nezdanili dvakrát. Vo Fakturuj.si vystavíte zálohové faktúry aj konečnú vyúčtovaciu faktúru, ktorá automaticky odpočíta uhradené zálohy, takže si v sumách ani v DPH neurobíte chybu.

Ak ste platiteľ DPH, daňová povinnosť vám pri platbe prijatej vopred vzniká spravidla dňom prijatia zálohy, nie až dňom konania akcie. Na prijatú zálohu preto vyhotovujete preddavkovú (zálohovú) faktúru s vyčíslenou DPH a pri finálnom vyúčtovaní už dodaňujete len zvyšok nad rámec záloh. Vo Fakturuj.si vystavíte preddavkovú faktúru so správnym dátumom a systém pri vyúčtovacej faktúre prijaté zálohy aj DPH z nich odpočíta, takže odvediete daň presne raz.

Záleží na tom, či služby subdodávateľov len preúčtovávate, alebo ich predávate ako súčasť vlastnej organizácie eventu. Ak ich predávate pod svojím menom, fakturujete klientovi celý balík vo vlastnom mene, pričom prijaté faktúry od subdodávateľov si uplatníte ako náklad, prípadne odpočet DPH. Sadzbu DPH na svojich položkách posúďte podľa charakteru plnenia - pri pochybnostiach to nechajte na účtovníka. Vo Fakturuj.si rozpíšete jednotlivé položky (priestor, catering, technika, moderátor) ako samostatné riadky, takže klient vidí štruktúru rozpočtu a vy máte poriadok v marži aj v podkladoch pre účtovníka.

Storno poplatky a ich výška (napríklad podľa toho, koľko dní pred akciou klient ruší) by mali byť dohodnuté v zmluve ešte pred eventom, inak ich len ťažko vymôžete. Z hľadiska DPH je dôležité rozlíšiť, či ide o náhradu škody mimo predmetu dane, alebo o platbu za už poskytnuté plnenie - to ovplyvní, či sa storno daní; pri pochybnostiach to skonzultujte s účtovníkom. Ak máte od klienta zaplatenú zálohu, ktorú si pri storne ponechávate, vo Fakturuj.si k nej vystavíte zúčtovací doklad a prípadnú vratku zvyšku riešite dobropisom, takže máte čistú väzbu medzi zálohou, storno poplatkom a vrátenými peniazmi.

Pri súbežnom organizovaní viacerých akcií sa ľahko stratí prehľad, na ktorom evente už klient zaplatil zálohu, kde čaká vyúčtovanie a ktorá faktúra je po splatnosti. Pomáha viesť každú akciu ako samostatný projekt s vlastným číselným radom a sledovať pohľadávky v reálnom čase. Vo Fakturuj.si vidíte všetky vystavené aj neuhradené faktúry na jednom mieste a systém vie automaticky posielať upomienky po splatnosti, takže pri desiatkach faktúr za sezónu nezabudnete dofakturovať dokončenú akciu.