Fakturační systém pro eventové agentury

U eventů s rozpočtem v řádu statisíců se běžně fakturuje ve splátkách navázaných na milníky: zálohová faktura při podpisu smlouvy (často 30-50 % na rezervaci prostoru a kapely), případně druhá záloha před akcí a vyúčtovací faktura po jejím skončení. Konečná vyúčtovací faktura musí přijaté zálohy odečíst, abyste DPH i celkovou částku nezdanili dvakrát. Ve Fakturuj.si vystavíte zálohové faktury i konečnou fakturu, která automaticky odečte uhrazené zálohy, takže v částkách ani v DPH neuděláte chybu.

Jste-li plátce DPH, povinnost přiznat daň vám u platby přijaté předem vzniká zpravidla dnem přijetí zálohy, ne až dnem konání akce. Na přijatou zálohu proto vystavujete daňový doklad k přijaté platbě s vyčíslenou DPH a při konečném vyúčtování už danite jen zbytek nad rámec záloh. Ve Fakturuj.si vystavíte doklad k přijaté platbě se správným datem a systém u vyúčtovací faktury přijaté zálohy i jejich DPH odečte, takže daň odvedete přesně jednou.

Záleží na tom, zda služby subdodavatelů jen přeúčtováváte, nebo je prodáváte jako součást vlastní organizace eventu. Pokud je prodáváte pod svým jménem, fakturujete klientovi celý balíček vlastním jménem, přičemž přijaté faktury od subdodavatelů si uplatníte jako náklad, případně odpočet DPH. Sazbu DPH na svých položkách posuďte podle charakteru plnění - při pochybnostech ji nechte na účetní. Ve Fakturuj.si rozepíšete jednotlivé položky (prostor, catering, technika, moderátor) jako samostatné řádky, takže klient vidí strukturu rozpočtu a vy máte pořádek v marži i v podkladech pro účetní.

Storno poplatky a jejich výši (například podle toho, kolik dní před akcí klient ruší) je třeba sjednat ve smlouvě ještě před eventem, jinak je obtížně vymůžete. Z pohledu DPH je podstatné rozlišit, zda jde o náhradu škody mimo předmět daně, nebo o platbu za již poskytnuté plnění - to ovlivní, zda se storno daní; při pochybnostech to konzultujte s účetní. Pokud si při stornu ponecháváte zaplacenou zálohu, ve Fakturuj.si k ní vystavíte zúčtovací doklad a případné vrácení zbytku řešíte dobropisem, takže máte čistou vazbu mezi zálohou, storno poplatkem a vrácenými penězi.

Při souběžném pořádání více akcí se snadno ztratí přehled, na kterém eventu už klient zaplatil zálohu, kde čeká vyúčtování a která faktura je po splatnosti. Pomáhá vést každou akci jako samostatný projekt s vlastní číselnou řadou a sledovat pohledávky v reálném čase. Ve Fakturuj.si vidíte všechny vystavené i neuhrazené faktury na jednom místě a systém umí automaticky posílat upomínky po splatnosti, takže při desítkách faktur za sezónu nezapomenete dofakturovat dokončenou akci.