Ak pravidelne fakturujete tú istú sumu — napríklad mesačný paušál, predplatné, prenájom alebo hosting — pravidelné šablóny vám ušetria minimálne pár minút mesačne. Nastavíte ich raz a Fakturuj.si automaticky vystaví novú faktúru v zadanom intervale.
1. Otvorte sekciu Pravidelné faktúry
V ľavom menu kliknite na Dokumenty a vyberte Pravidelné faktúry.
2. Pridajte novú šablónu a vyplňte ju
Vpravo hore kliknite na „+ Pridať šablónu". Otvorí sa formulár „Nová pravidelná šablóna". Najdôležitejšie polia:
- Načítať údaje z existujúcej faktúry (voliteľné) — ak chcete použiť údaje z už vystavenej faktúry ako predlohu, vyberte ju zo zoznamu. Položky, mena, klient a ďalšie polia sa pred-vyplnia.
- Klient (povinné) — komu sa bude faktúra automaticky vystavovať
- Pravidelná faktúra (povinné) — interval opakovania: denne, týždenne, mesačne, štvrťročne, polročne, ročne
- Dátum prvého vystavenia (povinné) — kedy sa vystaví prvá faktúra zo šablóny
- Dátum ukončenia (voliteľné) — kedy má šablóna prestať fungovať (nechajte prázdne pre neobmedzené)
- Max. počet faktúr (voliteľné) — alternatíva k dátumu ukončenia — limit na celkový počet vystavených faktúr
- Dodanie / Splatnosť o dní po vystavení — koľko dní po vystavení faktúry sú zvolené dátumy (Splatnosť predvolene 14)
- Aktívne — prepínač. Keď je zapnutý, šablóna vystavuje faktúry automaticky. Vypnutím šablónu pozastavíte bez vymazania.
- Automaticky odosielať vystavené faktúry e-mailom — prepínač. Po zapnutí sa každá faktúra vystavená šablónou automaticky odošle klientovi na e-mail (bez vašej účasti).
3. Pridajte položky a uložte
Skrolujte nižšie — pridajte položky (Názov, Počet, Jednotka, Cena) rovnako ako pri bežnej faktúre. Nakoniec kliknite na „Vytvoriť šablónu". Šablóna sa pridá do zoznamu a začne automaticky vystavovať faktúry podľa nastavenia.
Časté otázky
Aké intervaly podporujete?
Denne, týždenne, mesačne, štvrťročne, polročne a ročne.
Ako šablónu dočasne pozastavím?
Otvorte šablónu a vypnite prepínač Aktívne. Šablóna prestane vystavovať nové faktúry, ale zostane uložená — kedykoľvek ju môžete znova aktivovať.
Môžem ručne zmeniť konkrétnu vystavenú faktúru?
Áno. Faktúry vystavené šablónou sú normálne faktúry — môžete ich upravovať, mazať alebo posielať klientom rovnako ako tie ručne vytvorené. Šablóna sa tým neporuší a ďalšiu faktúru vystaví podľa pôvodného plánu.
Čo ak klient prestane službu odoberať?
Nastavte Dátum ukončenia (alebo vypnite Aktívne). Tým šablónu deaktivujete bez vymazania histórie.
Funguje to aj pre rôzne sumy mesačne?
Šablóna používa fixné položky. Ak fakturujete každý mesiac inú sumu (napr. podľa hodín), je lepšie každú faktúru vystaviť ručne alebo si pomôcť funkciou Duplikovať z minulej faktúry.