Pokud pravidelně fakturujete stejnou částku – například měsíční paušál, předplatné, nájemné nebo hosting – ušetří vám šablony pro pravidelné faktury minimálně pár minut měsíčně. Nastavíte je jednou a Fakturuj.si automaticky vystaví novou fakturu v zadaném intervalu.
1. Otevřete sekci Pravidelné faktury
V levém menu klikněte na Dokumenty a vyberte Pravidelné faktury.
2. Přidejte novou šablonu a vyplňte ji
Vpravo nahoře klikněte na „+ Přidat šablonu“. Otevře se formulář „Nová pravidelná šablona“. Nejdůležitější pole:
- Načíst údaje ze stávající faktury (volitelné) — pokud chcete použít údaje z již vystavené faktury jako vzor, vyberte ji ze seznamu. Položky, měna, klient a další pole se předvyplní.
- Klient (povinné) — komu bude faktura automaticky vystavována
- Pravidelná faktura (povinné) — interval opakování: denně, týdně, měsíčně, čtvrtletně, pololetně, ročně
- Datum prvního vystavení (povinné) — kdy bude vystavena první faktura podle šablony
- Datum ukončení (volitelné) — kdy má šablona přestat fungovat (nechte prázdné pro neomezenou dobu)
- Max. počet faktur (volitelné) — alternativa k datu ukončení — limit na celkový počet vystavených faktur
- Dodání / Splatnost o dny po vystavení — kolik dní po vystavení faktury jsou zvolené termíny (Splatnost je ve výchozím nastavení 14)
- Aktivní — přepínač. Je-li zapnutý, šablona vystavuje faktury automaticky. Vypnutím šablonu pozastavíte, aniž byste ji smazali.
- Automaticky odesílat vystavené faktury e-mailem — přepínač. Po zapnutí se každá faktura vystavená šablonou automaticky odešle klientovi na e-mail (bez vašeho zásahu).
3. Přidejte položky a uložte
Přejděte níže — přidejte položky (Název, Počet, Jednotka, Cena) stejně jako u běžné faktury. Nakonec klikněte na „Vytvořit šablonu“. Šablona se přidá do seznamu a začne automaticky vystavovat faktury podle nastavení.
Často kladené otázky
Jaké intervaly podporujete?
Denně, týdně, měsíčně, čtvrtletně, pololetně a ročně.
Jak šablonu dočasně pozastavím?
Otevřete šablonu a vypněte přepínač Aktivní. Šablona přestane vystavovat nové faktury, ale zůstane uložena – kdykoli ji můžete znovu aktivovat.
Mohu ručně změnit konkrétní vystavenou fakturu?
Ano. Faktury vystavené šablonou jsou běžné faktury – můžete je upravovat, mazat nebo odesílat klientům stejně jako ty ručně vytvořené. Šablona tím nebude narušena a další fakturu vystaví podle původního plánu.
Co když klient přestane službu odebírat?
Nastavte Datum ukončení (nebo vypněte políčko Aktivní). Tím šablonu deaktivujete, aniž byste smazali historii.
Funguje to i pro různé měsíční částky?
Šablona používá pevné položky. Pokud každý měsíc fakturujete jinou částku (např. podle hodin), je lepší vystavit každou fakturu ručně nebo využít funkci Duplikovat z předchozí faktury.