Якщо ви регулярно виставляєте рахунки на одну й ту саму суму — наприклад, щомісячний абонентський платіж, передплату, оренду чи хостинг — шаблони регулярних рахунків заощадять вам щонайменше кілька хвилин на місяць. Налаштуйте їх один раз, і Fakturuj.si автоматично виставлятиме новий рахунок із заданою періодичністю.
1. Відкрийте розділ «Регулярні рахунки»
У лівому меню натисніть «Документи» та виберіть «Регулярні рахунки».
2. Додайте новий шаблон і заповніть його
У правому верхньому куті натисніть «+ Додати шаблон». Відкриється форма «Новий регулярний шаблон». Найважливіші поля:
- Завантажити дані з існуючої рахунку-фактури (опціонально) — якщо ви хочете використовувати дані з уже виставленої рахунку-фактури як шаблон, виберіть її зі списку. Позиції, валюта, клієнт та інші поля заповняться автоматично.
- Клієнт (обов'язково) — кому буде автоматично виставлятися рахунок
- Регулярна інвойса (обов'язкове) — інтервал повторення: щодня, щотижня, щомісяця, щокварталу, щопівроку, щорічно
- Дата першого виставлення (обов'язково) — коли буде виставлено перший рахунок-фактуру за шаблоном
- Дата закінчення (опціонально) — коли шаблон має перестати діяти (залиште порожнім для необмеженого терміну)
- Макс. кількість рахунків-фактур (опціонально) — альтернатива даті закінчення — обмеження на загальну кількість виставлених рахунків-фактур
- Поставка / Термін оплати через днів після виставлення — скільки днів після виставлення рахунку-фактури встановлюються дати (Термін оплати за замовчуванням 14)
- Активний — перемикач. Коли він увімкнений, шаблон виставляє рахунки автоматично. Вимкнувши шаблон, ви призупините його дію без видалення.
- Автоматично надсилати виставлені рахунки електронною поштою — перемикач. Після увімкнення кожен рахунок, виставлений за шаблоном, автоматично надсилається клієнту на електронну пошту (без вашої участі).
3. Додайте позиції та збережіть
Прокрутіть вниз — додайте позиції (Назва, Кількість, Одиниця, Ціна) так само, як у звичайній рахунку-фактурі. Наприкінці натисніть «Створити шаблон». Шаблон буде додано до списку і почне автоматично виставляти рахунки-фактури відповідно до налаштувань.
Поширені запитання
Які інтервали ви підтримуєте?
Щодня, щотижня, щомісяця, щокварталу, раз на півроку та щорічно.
Як тимчасово призупинити шаблон?
Відкрийте шаблон і вимкніть перемикач «Активний». Шаблон перестане виставляти нові рахунки, але залишиться збереженим — ви можете активувати його знову в будь-який час.
Чи можу я вручну змінити конкретну виставлену рахунку-фактуру?
Так. Рахунки, виставлені за шаблоном, є звичайними рахунками — ви можете їх редагувати, видаляти або надсилати клієнтам так само, як і ті, що створені вручну. Шаблон при цьому не порушиться і наступний рахунок виставить згідно з початковим планом.
Що робити, якщо клієнт припинить користуватися послугою?
Встановіть Дату закінчення (або вимкніть Активний). Таким чином ви деактивуєте шаблон без видалення історії.
Чи працює це також для різних щомісячних сум?
Шаблон використовує фіксовані позиції. Якщо ви виставляєте рахунки щомісяця на різну суму (наприклад, за годинами), краще виставляти кожен рахунок вручну або скористатися функцією «Дублювати з попереднього рахунку».