Wenn Sie von einem anderen Rechnungsstellungssystem wechseln, müssen Sie nicht bei Null anfangen – bei Fakturuj.si können Sie Ihre bestehenden Daten in drei Schritten importieren. In dieser Anleitung führen wir Sie durch den gesamten Prozess, vom Export aus dem ursprünglichen System bis zur Bestätigung des Imports.
Unterstützte Systeme und Formate
In der Anwendung stehen Adapter für folgende Systeme bereit – Sie können die automatische Erkennung wählen, die die Quelle anhand des Dateiinhalts identifiziert, oder eine bestimmte Quelle manuell auswählen:
- SuperFaktúra – ISDOC
- Online-Rechnungen – XML
- iDoklad – CSV
- Fakto – CSV
- Billdu – CSV
Die automatische Erkennung identifiziert darüber hinaus auch weitere Systeme (Pohoda, Money, MRP und andere) — laden Sie einfach die Datei hoch und die Quelle wird automatisch erkannt.
Schritt 1 — Exportieren Sie die Daten aus dem ursprünglichen System
Suchen Sie im ursprünglichen Rechnungsstellungssystem die Funktion zum Datenexport. Diese finden Sie in der Regel im Bereich „Einstellungen“, „Export“ oder direkt in der Übersicht der Rechnungen und Kunden. Exportieren Sie die Daten in dem Format, das für Ihr System in der obigen Liste angegeben ist.
Schritt 2 – Öffnen Sie „Importe“ in Fakturuj.si
Nachdem Sie sich bei Fakturuj.si angemeldet haben, klicken Sie im linken Menü auf „Importe“. Es öffnet sich ein Import-Assistent in drei Schritten: Quelle auswählen → Dateien hochladen → Überprüfen und bestätigen.
Schritt 3 – Quelle auswählen
Im ersten Schritt haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Automatische Erkennung (empfohlen) – Das System erkennt die Quelle anhand des Inhalts der hochgeladenen Dateien. Dies funktioniert in den meisten Fällen.
- Konkrete Quelle – Wählen Sie diese Option manuell aus, wenn Sie genau wissen, aus welchem System der Export stammt (SuperFaktúra, Faktúry online, iDoklad, Fakto, Billdu…).
Klicken Sie nach der Auswahl auf „Weiter“.
Schritt 4 – Dateien hochladen
Im zweiten Schritt wird Ihnen ein Drop-Bereich zum Hochladen der Dateien angezeigt. Sie können die Dateien:
- mit der Maus direkt in den Bereich ziehen (Drag & Drop)
- über die Zwischenablage einfügen
Ctrl+V - über den Link „oder klicken Sie hier“ auswählen
Klicken Sie nach dem Hochladen auf „Vorschau erstellen“.
Schritt 5 – Vorschau überprüfen
Der Assistent zeigt Ihnen eine Vorschau der hochgeladenen Daten an:
- Erkannte Quelle – welches System wurde identifiziert (z. B. „Erkannte Quelle: iDoklad“)
- Drei Zahlen: Rechnungen, Kunden und Kosten, die importiert werden
- Tabelle der einzelnen Datensätze (Belegnummer, Typ, Ausstellungsdatum, Betrag inkl. MwSt.)
- Bereich „Hinweise“ – falls bei einigen Dateien Probleme aufgetreten sind (z. B. wenn die Dateien nicht der ausgewählten Quelle entsprechen, Pflichtfelder fehlen oder die Datei eine unerwartete Struktur aufweist)
Schritt 6 – Import bestätigen
Wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf „Import bestätigen“. Das System überträgt alle Daten in Ihr Konto.
Nach Abschluss des Vorgangs sehen Sie den Bestätigungsbildschirm „Import abgeschlossen“ mit einer Zusammenfassung:
- Erstellte Datensätze – wie viele Rechnungen, Gutschriften, Kunden und Kosten importiert wurden
- Übersprungen (bereits vorhanden) – wie viele Datensätze übersprungen wurden, da sie mit bereits vorhandenen übereinstimmen (Duplikate)
Die importierten Datensätze finden Sie in den Standardbereichen der Anwendung (Kunden, Dokumente → Rechnungen, Ausgaben). Wenn Sie mit dem nächsten Import fortfahren möchten, klicken Sie auf „Weiter importieren“.
Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn beim Import ein Fehler oder eine Warnung angezeigt wird?
Im Vorschau-Schritt wird das Fenster „Hinweise“ mit einer Liste der Probleme angezeigt. Häufigste Ursachen: Die Datei entspricht nicht der ausgewählten Quelle, es fehlen Pflichtfelder (Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum…) oder die Datei enthält ungültige Daten. Gehen Sie zurück, korrigieren Sie den Export im Ursprungssystem und versuchen Sie es erneut.
Werden auch Anhänge oder PDF-Rechnungen importiert?
Nein – der Import verarbeitet nur strukturierte Daten (Nummern, Daten, Beträge, Kundennamen). PDF-Dateien und Bildanhänge aus dem Ursprungssystem werden nicht übertragen, da es sich dabei nur um Ausdrucke und nicht um Datenexporte handelt. Wenn Sie diese aufbewahren möchten, laden Sie sie bitte separat herunter.
Kann ich den gesamten Import mit einem Klick rückgängig machen?
Ein Massen-Rollback (Rückgängigmachen des gesamten Imports auf einmal) ist derzeit nicht verfügbar – daher ist der Vorschau-Schritt wichtig, damit Sie vor der Bestätigung genau prüfen können, was hochgeladen wird. Einzelne Datensätze (Rechnung, Kunde, Aufwand) können Sie nach dem Import im entsprechenden Bereich der Anwendung auf die übliche Weise bearbeiten oder löschen.
Wie werden Duplikate behandelt?
Duplikate werden bei der Bestätigung des Imports automatisch übersprungen:
- Rechnungen – Wenn im Konto bereits eine Rechnung mit derselben Nummer vorhanden ist, wird die neue nicht hinzugefügt.
- Kunden – Wenn Sie bereits einen Kunden mit derselben Steuernummer haben, wird die neue Version nicht hinzugefügt.
In der abschließenden Zusammenfassung sehen Sie genau, wie viele Datensätze hinzugefügt und wie viele als Duplikate übersprungen wurden (Zeile „Übersprungen (bereits vorhanden)“).
Mein System ist nicht in der Adapterliste aufgeführt – was kann ich tun?
Versuchen Sie es zunächst mit der automatischen Erkennung – diese unterstützt mehr Systeme, als in der Liste der verfügbaren Adapter aufgeführt sind. Wenn Ihr System das universelle ISDOC-Format exportieren kann, ist dies in der Regel die zuverlässigste Option. Wenn Sie alles versucht haben und es nicht funktioniert, wenden Sie sich bitte an unseren Support – wir schauen uns gerne Ihren konkreten Export an.